Facebook-f Instagram

Opremanje kancelarije za uspešan biznis – Vodič za dizajn poslovnog prostora

Kada uređujete kancelariju, pored prostora uređujete način rada, ritam komunikacije, utisak koji ostavljate na klijente i ono što vaši ljudi osećaju dok provode 8+ sati dnevno u kancelariji.

U Blažeks enterijerima već više od 35 godina radimo upravo to, kompletno opremamo poslovne prostore nameštajem, izrađujemo elemente po meri i projektu, i pratimo ideju od prvog razgovora do poslednje montaže.

U nastavku smo pripremili detaljan vodič za opremanje kancelarije, sa konkretnim rešenjima, logikom odlučivanja i realnim tokom projekta.

Šta kancelarija treba da uradi za vaš biznis

U praksi, dobar poslovni prostor ima tri zadatka:

  1. Da podrži posao: odnosno procese, timove, tehnologiju, protok ljudi i dokumentacije.
  2. Da podrži ljude: ergonomija, akustika, svetlo, komfor, privatnost, fokus.
  3. Da prenese brend: bez preterivanja, ali jasno kroz materijale, detalje, atmosfersko osvetljenje i “prvi utisak”.

Mi najčešće ulazimo u projekat kada klijent želi jedno od sledećeg: selidbu u novi prostor, reorganizaciju postojećeg, rast tima, promenu brenda, bolji utisak na klijente, ili smanjenje problema u radu (buka, manjak privatnosti, loše osvetljenje, nedostatak mesta za sastanke).

Kako izgleda opremanje kancelarije u praksi, naš tok projekta

Kada kažemo “kompletno opremamo prostor”, to znači da isporuka nije samo “nameštaj”. U našim projektima, uspeh dolazi iz reda, preciznosti i koordinacije. Mi se oslanjamo na tok koji smanjuje rizike i ubrzava donošenje odluka.

1. Analiza potreba i definisanje programa prostora

Na početku tražimo odgovore na pitanja koja direktno utiču na dizajn i budžet:

  • Koliko ljudi radi u prostoru danas, a koliko za 6 do 24 meseca.
  • Koliko je timova i kakav je njihov način rada (fokus, kolaboracija, pozivi, sastanci).
  • Koliko često dolaze klijenti i gde ih primate.
  • Koliko su važni privatnost, poverljivost i akustika.
  • Koja oprema mora da stane (server ormari, štampači, skladištenje, arhiva, izložbeni delovi).
  • Ko je odgovoran za održavanje i koje standarde prostor mora da ispuni.

Ovaj deo često “spasi” projekat, jer spreči tipičnu grešku: da se prostor opremi lepo, a da posao posle mora da se prilagođava prostoru.

2. Koncept i zoniranje

Nakon programa, formira se raspored zona. U kancelariji skoro nikada nije problem nedostatak kvadrata, češće je problem loše raspoređenih kvadrata.

Iz ovog razloga, zoniranje radimo tako da prostor ima jasnu hijerarhiju i da se buka, protok ljudi i tipovi aktivnosti prirodno razdvoje.

Najčešće zone:

  • ulaz i recepcija
  • čekaonica ili lounge
  • otvoreni radni deo (open space) ili kombinovani radni deo
  • fokus zone (tihe sobe, phone booth, mini sobe za 1 osobu)
  • sale za sastanke (različite veličine)
  • kancelarije menadžmenta
  • kuhinja i zona za pauzu
  • pomoćne zone (ormari, arhiva, štampači, garderober)

3. Razrada enterijera, materijali, boje, detalji

Kancelarija mora da preživi pravi život u kancelariji, dakle, svakodnevno korišćenje, čišćenje, pomeranja, udarce, kablove, torbe, kolica, servis. Zato izbor materijala ne radimo “po slici”, već po:

  • otpornosti
  • održavanju
  • osećaju na dodir i vizuelnoj temperaturi
  • akustičnom ponašanju
  • budžetu i rokovima

Mi smo specijalizovani za opremanje enterijera nameštajem po meri, prema potrebama i željama klijenata, od ideje do realizacije u okviru jednog tima.

4. Proizvodnja, isporuka, montaža i kontrola kvaliteta

U zavisnosti od projekta, koristimo kombinaciju:

Proizvodimo širok asortiman komadnog nameštaja, uključujući kancelarijske stolice i fotelje, kao i nameštaj za poslovne prostore, uz mogućnost prilagođavanja zahtevima i prostoru.

Plan kancelarije po zonama, šta ide gde i zašto

Evo praktičnog pregleda. Ovo je logika koju koristimo kada opremamo poslovne prostore, od manjih kancelarija do većih sistema.

Ulaz, recepcija i prvi utisak

Recepcija je “operativna tačka”, tu se rešava dolazak, najava, usmeravanje, preuzimanje pošte, bezbednosne procedure.

Preporuke:

  • Pult koji pokriva kablove i opremu, sa ergonomskom visinom za rad.
  • Pozadinski element, zidna obloga, brend detalj, svetlosna linija ili panel koji “zaključa” kadar.
  • Skriveno odlaganje za dokumenta i opremu.
  • Čekaonica koja ne smeta protoku.

Ovaj deo često radimo kao element po meri, jer zavisi od ulaza, pozicije vrata, širine komunikacije i brend identiteta.

Radni deo, produktivnost i organizacija

Radni prostor je srce kancelarije. Ovde se najviše greši sa “lepim, ali nepraktičnim” stolovima, nedovoljno skladištenja i lošim kabliranjem.

Mi ovde insistiramo na sledećem:

  • radne površine koje pokrivaju realne potrebe posla (monitori, laptop, dokumenta)
  • kabliranje koje je rešeno pre useljenja, sa prolazima, kanalima, priključcima
  • organizacija skladištenja (lični ormarići, zajednički ormari, arhiva)
  • rasveta koja smanjuje napor, bez odsjaja na ekranima
  • akustika koja sprečava konstantan zamor

Što se tiče kancelarijskog nameštaja nudimo više serija, među kojima su Serija Saturn, Serija Amsterdam i Serija Modena.

U praksi, serije pomažu da se kancelarija opremi ujednačeno, uz dosledan jezik materijala i detalja.

Sale za sastanke, fokus na funkciju

Sastanci traže dobru akustiku i jasan raspored. Ne postoji “jedna idealna sala”, već hijerarhija sala, od brze 2 na 2 do formalnih prezentacija.

U opremanju sala obično obuhvatimo:

  • sto odgovarajuće veličine u odnosu na broj ljudi i opremu
  • ergonomiju sedenja za 30 do 120 minuta
  • pozicioniranje ekrana i table
  • akustične elemente (po potrebi)
  • rasvetu za video pozive

Zone za kratke razgovore i čekaonice

U modernim kancelarijama, veliki deo komunikacije se odvija van sala. Zato lounge i čekaonice moraju da budu “radne”, a ne fokusirane samo na dekor.

Za te zone koristimo:

  • klub fotelje i sofe
  • stolice za čekaonice
  • niže stolove, pomoćne elemente
  • zidne obloge i detalje koji trpe promet

Naša ponuda kancelarijskih stolica obuhvata radne kancelarijske stolice i fotelje, konferencijske stolice, stolice za čekaonice, kao i klub fotelje i sofe.

Kancelarije menadžmenta

Ovaj deo obično traži viši nivo privatnosti, bolji zvučni komfor i jači akcenat na detalje.

Rešenja uključuju:

  • radni sto sa većim kapacitetom odlaganja
  • komode i ormari po meri za dokumentaciju
  • zone za 2 do 4 osobe za brze sastanke
  • akcentni materijali i kvalitetna rasveta

Kuhinja, zona za pauzu i mikro-kultura tima

Kuhinja i zona pauze utiču na svakodnevni doživljaj posla. Ovde se ljudi resetuju i pauziraju sa poslom. U projektima često vidimo da mala poboljšanja u ovoj zoni poprave opšti utisak o kancelariji.

Tipični elementi:

  • kuhinjski blok sa otpornim radnim površinama
  • stolovi i stolice prilagođeni prostoru
  • odlaganje za potrošni materijal
  • segmentacija, da mirisi i buka ostanu u zoni pauze

Kancelarijska stolica i kako biramo modele

Stolica je najneposrednija veza između čoveka i posla. U kancelariji se greške ovde brzo osete, kroz umor, bol u leđima, pad fokusa, češće pauze, nervozu.

Važno je naglasiti da prava stolica čini razliku u različitim situacijama rada, sastanaka, čekanja i odmora, a naša ponuda pokriva više tipova.

Kako mi pristupamo izboru:

  • Za radne stolice gledamo podešavanja, stabilnost, dugotrajnost, materijale koji trpe svakodnevno korišćenje.
  • Za konferencijske stolice gledamo komfor bez “previše mehanike”, vizuelnu ujednačenost i lako održavanje.
  • Za čekaonice gledamo otpornost na promet, lako čišćenje i oblik koji zadržava uredan utisak i posle 2 godine.
  • Za lounge gledamo atmosferu, komfor i brend ton.

Ovakva podela olakšava da budžet bude racionalan: ne traži se ista stolica za 8 sati rada i za 15 minuta čekanja.

Materijali, završne obrade i održavanje – Šta se u kancelariji pokazalo kao najbolje

Iz našeg iskustva, kancelarija je prostor koji “testira” materijale. Zato preporuke gradimo kroz održavanje i realnu upotrebu:

  • Dekori i pločasti materijali koji trpe čišćenje i dodire.
  • Tapacirung koji se bira prema nameni, broju ljudi i tipu korišćenja.
  • Metali i konstrukcije koje zadržavaju stabilnost vremenom.
  • Površine koje ne deluju izgrebano posle prvih nekoliko meseci.

Kod nas se veliki deo rešenja radi kroz proizvodnju i prilagođavanje, što omogućava da se materijali usklade sa brendom, ali i sa realnim očekivanjima održavanja.

Budžetiranje za opremanje kancelarije i kako da izbegnete skupe promene u toku radova

U poslovnim prostorima, najveći “skriveni trošak” je promena odluka u pogrešnom trenutku. Zato budžet delimo na segmente:

  • osnovni nameštaj (radni stolovi, ormari, stolice)
  • po meri elementi (recepcija, kuhinja, specifični zidni elementi)
  • sale i audio-video potrebe
  • skladištenje i arhiva
  • montaža i logistika

Mi volimo da budžet vežemo za “program prostora” iz prve faze, jer je to jedini način da se izbegne situacija da prostor izgleda dobro, a da posle nedostaje skladištenje, sale, ili funkcionalne tačke.

Reference iz prakse, poslovni prostori koje smo opremali

Naši referentni projekti vezani za poslovne prostore i kancelarije kroz različite gradove pokazuju širinu posla i kontinuitet koji imamo godinama. Među njima su:

Ovakve reference su važne jer pokazuju da opremanje kancelarije i poslovnog prostora nije “jedan tip kancelarije”. Posao se menja od branše do branše, od grada do grada, od zgrade do zgrade.

Šta tačno nudimo u opremanju kancelarija i poslovnih prostora

Da biste mogli jasno da procenite da li smo pravi partner za vaš projekat, evo šta u praksi obuhvatamo.

Kompletno opremanje prostora

Kompletno opremanje kancelarije u našem slučaju znači: nameštaj, elementi po meri, koordinacija isporuke i montaže, i usklađivanje rešenja sa projektom i realnim korišćenjem prostora.

Proizvodnja nameštaja i prilagođavanje

Proizvodimo kancelarijske stolice i fotelje i kancelarijski nameštaj, uz mogućnost prilagođavanja modela zahtevima prostora.

U kancelarijskom nameštaju nudimo prepoznatljive serije (Saturn, Amsterdam, Modena) koje pomažu da se prostor opremi kao celina, a ne kao skup nasumičnih komada.

Kancelarijske stolice za različite potrebe

Takođe pokrivamo radne stolice, konferencijske stolice, stolice za čekaonice i lounge program kroz klub fotelje i sofe.

Konsultacije i inicijalno usmeravanje

Pozivamo klijente da zakažu besplatne konsultacije za projekat.

U praksi, konsultacije su mesto gde razdvojimo želje od realnih prioriteta i gde najbrže vidite da li je plan dobar.

Kontrolni spisak pre nego što uđete u nabavku

Pre nego što naručite bilo šta, proverite sledeće:

  • Da li je program prostora definisan (broj ljudi, timovi, ritam sastanaka).
  • Da li je kabliranje rešeno u planu, ne “posle”.
  • Da li imate dovoljno prostora za skladištenje (uvek treba više nego što mislite).
  • Da li postoji tiha zona za pozive i fokus.
  • Da li sale imaju adekvatne stolice za trajanje sastanaka.
  • Da li je održavanje materijala realno za vaš tim i vaš budžet.
  • Da li postoji plan rasta i mogućnost fazne nabavke.

Česta pitanja klijenata

Koliko realno traje opremanje kancelarije od dogovora do useljenja?
Za standardan fit-out i opremanje, klijenti najčešće treba da računaju na oko 6 do 14 nedelja, u zavisnosti od obima radova, veličine prostora i dostupnosti proizvoda.
Šta najčešće pravi kašnjenja prilikom opremanja kancelarije, čak i kada je projekat “jednostavan”?
U praksi su to najčešće: neodlučeni finalni izbori materijala i modela, izmene plana u toku, i rokovi nabavke pojedinih proizvoda i završnih obrada.
Da li su potrebne dozvole ili odobrenja pre preuređenja poslovnog prostora?
Ako se radi o izmenama koje zadiru u instalacije, pregrade ili tehničke sisteme zgrade, često je potrebno usklađivanje sa propisima i odobrenjima nadležnih ili upravnika objekta, uz planove i dokumentaciju.
Koja podešavanja treba da ima dobra kancelarijska stolica za celodnevni rad?
Klijenti najčešće traže minimum: podešavanje visine sedišta, podešavanje naslona i nagiba, i podesivu lumbalnu podršku koja “gađa” prirodnu krivinu donjih leđa (oko nivoa struka).
Kako da se reši buka i poverljivost razgovora u open space prostoru?
Najčešći pristup je kombinacija: akustični paneli i pregrade (apsorpcija i delimično blokiranje) i po potrebi sound masking za bolju govornu privatnost, posebno oko zona gde se često razgovara.

Završna napomena

Opremanje kancelarije je projekat koji se pamti po dve stvari: koliko je bilo jasno na početku i koliko je bilo mirno na kraju.

Mi radimo tako da obe tačke budu stabilne, kroz iskustvo od preko 35 godina, sopstvenu proizvodnju, opremanje po meri i portfolio poslovnih prostora u različitim gradovima i branšama.